Извините что не по теме
Письмо с извинениями перед клиентом: как правильно извиниться от лица компании
От проблем застраховаться невозможно, но их можно минимизировать, если научиться правильно реагировать и предупреждать последствия. Исправить конфликтные ситуации, которые возникают в любом бизнесе, и вернуть клиента компании поможет письмо с извинениями. Неважно, что стало причиной конфликта или недовольства. Главное, чтобы компания вовремя признала свою ошибку перед покупателем или деловым партнером и сохранила доброе имя и доверие.
Чем раньше, тем лучше
Счастье вместе
Первое, что можно сказать о словах «извини», «прости» и т. п.: они совершенно безвредные, от них не бывает больно, но они обычно здорово помогают. Так что употребляйте их безбоязненно.
Далее: чем больше вы практикуетесь произносить их, тем проще вам это делать, так что извиняйтесь чаще. Не сдерживайте себя. Если партнер не в духе, самый простой способ изменить ситуацию — придумать, по поводу чего вы могли бы перед ним (или перед ней) извиниться. Имеется ли что-то такое особенное, за что вы готовы взять на себя ответственность и поклясться никогда этого больше не делать?
Чем дольше вы тянете, тем больше расстояние между вами. — Источник
Американские исследователи решили математически просчитать, что эффективнее: извиниться сразу или отложить извинения на потом. Вот их вердикт: «Интерпретируя логарифмическую функцию как результат процесса дезинтеграции вкупе с процессом консолидации, нам представляется, что оперативно принятые меры в виде влияющих на все процессы извинений могут быть более эффективными в тех случаях, когда они осуществляются в относительной временной близости к совершенному проступку, поскольку за этот отрезок времени процесс консолидации еще не успел завершиться, подобно тому, как на формирование и дезинтеграцию воспоминаний скорее влияют процессы, случившиеся через небольшой временной интервал после того, как было инициировано первоначальное знание». 
Заглянуть на страничку акции
Другими словами: да. Извиняться следует как можно скорее, пока обида не перекочевала из кратковременной памяти в ту часть мозга, в которой формируются более длительные воспоминания. Короче: не позволяйте обиженному зацикливаться на обиде.
Когда нужны деловые извинения
Молчать в ответ на жалобы — одна из самых больших ошибок. Даже если претензии клиента не обоснованы, игнорировать их недопустимо. Большинство руководителей бизнеса считают повышение качества обслуживания клиентов одной из основных задач.
Извинения приносят, если действия со стороны организации доставили клиенту или партнеру неудобства, нанесли вред. То есть, когда клиент потерял деньги, время, хорошее настроение. Особенно важно извиниться, если ситуация грозит нанести серьезный репутационный ущерб компании.
Специализация бизнеса определяет наиболее частые причины извинений. Так, интернет-магазины просят прощение за медленную доставку или задержку заказанных товаров (пользуясь случаем, передаю привет одному из таких интернет-магазинов). Компании, работающие в сфере В2В, приносят извинения за плохой клиентский сервис. Для операторов сотовой связи и банков причиной конфликта могут стать скрытые платежи и непредвиденные расходы клиента. Это раздражает всех.
Современный потребитель внимательно относится к качеству товаров и услуг, поэтому практически всем компаниям, работающим в сфере торговли и обслуживания, надо уметь писать письма с извинениями за низкое качество продукта.
Повод, который не зависит от сферы деятельности, — неисполнение условий договора и взятых на себя обязательств. Пусть даже это произошло по независящим от компании причинам: ураган, землетрясение, государственный переворот. Объясните это и извинитесь.
Лучшая альтернатива извинениям — благодарность!
Перестройте свою фразу так, чтобы вместо извинений и оправданий человек услышал благодарность в свой адрес или похвалу. Тем самым вы и себя не выставите виноватым, и скажете людям комплимент.
Приведу пример:
Недавно я был на мастер-классе, который проходил в одном из бизнес-центров на окраине Москвы. Некоторые люди испытали трудности с поиском нужного адреса, где проходило мероприятие. Впрочем, в итоге все собрались без опозданий. Перед началом мастер-класса ведущий спросил, все ли легко нашли нужное место. Участники пожаловались, что справились с этой задачей с трудом. В ответ тренер сказал: «Извините, это наша оплошность…» В этом случае вместо извинений было лучше похвалить собравшихся: «Какие вы молодцы, что сумели придти вовремя! Если уж вы справились с этой задачей, то, уверен, и с освоением программы мастер-класса у вас не возникнет труда!»
Или вот еще один случай:
После одной премьеры, я задержался в холле кинотеатра с режиссером, обсуждая только что просмотренный фильм. Когда спустился в гардероб, то обнаружил, что на вешалках осталось только мое пальто и еще пара курток. Подойдя к женщине, отвечающей за выдачу одежды, я сказал: «Спасибо, что дождались самых отъявленных киноманов!» В ответ гардеробщица улыбнулась и протянула мне пальто. Буквально через минуту подошло еще двое. Один протянул бирку молча, другой попробовал извиниться. В ответ милая улыбка хранительницы сменился ворчливым выражением. Она тут же начала причитать, что ей уже давно надо было быть дома и одежду надо получать вовремя…
Так что теперь, вместо того, чтобы извиняться, возьмите за правило благодарить людей!
Извините, если я объяснил не очень доходчиво
Спасибо, что вникли во все, что я сказал
Извините, что я вас задержал
Спасибо, что дождались
Извините, что я опоздал
Спасибо, что подождали
Извините, что занял ваше время
Спасибо, что уделили несколько минут
Извините, если не оправдал ваши ожидания
Спасибо, что поверили в этот проект
© Данный материал авторский. При перепечатке или цитировании обязательно указание автора и активная, открытая для индексации гиперссылка на networking24.ru.
Что вы собираетесь делать в будущем?
Этот пункт касается только вас. Несмотря на то, что большинство людей спокойно отнесутся к одному пропущенному письму, вы не из тех, кто хочет прослыть человеком, который ужасно ведет себя в переписке. Или, что еще хуже, человеком, который пишет «Прошу прощения за столь запоздалый ответ» и тут же продолжает быть необязательным.
Поэтому не забывайте, что действия говорят о вас красноречивее слов, и установите новые правила. Это может означать, что вы тщательно будете пролистывать список входящих после отсутствия в офисе или будете вести список писем, которые вы прочитали в нерабочие часы, чтобы ответить всем, когда вернетесь на рабочее место. Пропустить письмо может каждый – но не стоит превращать это в привычку.
Разница между «прости» и «извини»
Слово «извини» произносят чаще всего на автомате, когда не нужно долго объяснять причину случайной грубости и не происходит вторжения в личное пространство. «Прости» можно услышать если это вторжение уже произошло и зашло достаточно далеко, но законодательные кодексы при этом не привлекаются. Чаще всего подобное адресуется очень близкому человеку.
Фраза «прошу прощения» звучит двулико и некоторыми воспринимается как устаревшая форма. «Извини» часто звучит небрежно по отношению к адресату, который должен перестать считать виноватым того, кто произнес данную фразу. «Прости» лучше всего использовать по отношению к тому, с кем вы хорошо общаетесь. Эти фразы не сильно отличаются друг от друга, но несут совершенно разный посыл.
Сделайте для человека что-то приятное
Если вторая сторона сильно обиделась и вы чувствуете, что извинения и разговоров недостаточно, предложите какую-то деятельную компенсацию. Лучше всего в открытую: «Я чувствую себя очень виноватым (виноватой). Мне хочется сделать для тебя что-то. Давай я (…)?» Оптимальный вариант — сходить куда-то вместе, приготовить любимое блюдо, провести вечер так, как хочет обиженный. Или спросить у человека, что вы могли бы для него сделать.
Компенсация в виде подарков, пожалуй, самая слабая. Нет ничего плохого в подарках самих по себе, но вклад деньгами и вещами предполагает минимальную эмоциональную и деятельностную вовлечённость. Когда пострадала эмоциональная связь между людьми, «ремонтировать» нужно именно её, и для этой цели лучше всего подходит совместная деятельность и забота.
Пять способов испортить любое извинение
Многие люди искренне хотят извиниться, но совершенно не представляют, как это сделать. Они говорят «извините» и недоумевают, почему их собеседник продолжает обижаться. Понимание наиболее распространенных черт неудачного извинения заложит основу для понимания основ извинения успешного. Конечно, эффективное извинение — это не только правильно подобранные слова и избегание слов неподходящих, но здесь важно понять принцип. Давайте же начнем с «основ неправильных извинений». Мы обсудим пять способов испортить любое извинение. А потом поговорим о мужественных извинениях, способных открыть путь к прощению и душевному исцелению даже в самых трудных ситуациях.
«Но» отменяет раскаяние
Более всего уязвленный человек хочет услышать искреннее извинение от чистого сердца. Когда же вы добавляете «но», вся искренность гибнет на корню. Давайте поговорим об этой скользкой, мелкой оговорке. «Но» почти всегда говорит об оправданиях и даже напрочь отменяет изначальное сообщение. То, что вы скажете после «но», может быть совершенно справедливым, но это неважно. «Но» уже сделало ваши извинения фальшивыми. Тем самым вы говорите: «Учитывая общий контекст ситуации, моя грубость (опоздание, сарказм и тому подобное) совершенно понятна».
Возьмем для примера мою подругу Долорес. Она страшно разозлилась на младшую сестру, которая и пальцем не пошевелила на семейном празднике, когда все остальные внесли свою лепту. В какой-то момент Долорес даже дала волю гневу и обрушилась на сестру в присутствии родных. «Ты — не почетный гость, — рявкнула она. — Не переломишься, если загрузишь посудомоечную машину!» Неудивительно, что слова ее не были восприняты с восторгом. Сестра просто повернулась и ушла, и до конца праздника они больше не общались.
Долорес была очень расстроена. Через несколько дней она позвонила сестре, чтобы извиниться за свою несдержанность. «Извини, что я вспылила, — сказала она, — но мне было очень обидно, что ты не внесла свой вклад в семейный праздник. Я сразу вспомнила, что в детстве вся домашняя работа ложилась на мои плечи, а тебе мама вечно позволяла ничего не делать, потому что ей не хотелось с тобой ругаться. Извини меня за грубость, но кто-то должен был тебе это высказать».
Естественно, что сестра на такое извинение отреагировала вовсе не так, как ожидала Долорес. «Это не извинение», — сказала я. Долорес было невероятно трудно искренне извиниться за свою грубость — слишком уж велик был груз прошлого гнева и обиды. Но я понимала, что ее сестра вновь почувствовала себя оскорбленной. В «извинении» Долорес скрывался намек на то, что сестра вела себя как избалованный ребенок не только на семейном празднике, но и всю жизнь. А уж слова «кто-то должен был тебе это высказать» стали откровенным обвинением.
Возможно, сестра Долорес восприняла бы извинение более спокойно, если бы Долорес просто сказала, что сожалеет о своей грубости и несдержанности. Простое извинение не запустило бы в действие защитный механизм, а дало бы сестре возможность задуматься над своим поведением на семейном празднике.
У Долорес были самые добрые намерения. «Я хотела объяснить сестре, почему так вспылила, — сказала она мне. — Я хотела, чтобы она поняла: у моей реакции на ее безделье давняя история».
Все прекрасно, но это повод для другого разговора, для которого нужно выбрать подходящее время и проявить такт. Лучшие извинения — самые короткие. Не нужно вдаваться в долгие объяснения, которые способны погубить лучшие намерения.
Извинение — это не единственная возможность разобраться с проблемой. Извинение — это возможность заложить почву для будущей коммуникации. К сожалению, об этом важном различии часто забывают.
«Мне жаль, что ты так это воспринимаешь»
Вот еще один пример «псевдоизвинения». В истинном извинении все ориентировано на ваши действия, а вовсе не на реакцию другого человека.
Расскажу пример из собственной жизни. Меня пригласили выступить в одной организации. Леон (назовем его так) возглавлял в этой организации отдел рекламы. У них была моя старая фотография, сделанная лет двадцать назад, поэтому я предварительно отправила им новую, более соответствующую действительности. «Пожалуйста, используйте в рекламных материалах этот снимок», — написала я. Мне хотелось, чтобы люди, пришедшие на лекцию, увидели того, кого и ожидали.
Возможно, все дело в случайной ошибке, а может быть, Леон решил, что более молодая дама привлечет больше слушателей, но в интернет-рекламе он разместил первую фотографию, а потом (даже когда я указала ему на ошибку) использовал ее и в печатных материалах. Наш финальный разговор выглядел примерно так.
Я: Что случилось? Вы разместили в Интернете фотографию двадцатилетней давности. А после того как я указала вам на ошибку, вы использовали ее и в печатных материалах.
Леон: Я взял фотографию, которая была в моем компьютере. Я не могу вникать во все детали. Я — лишь человек, и я не совершенен.
Я: Речь не о совершенстве. Я просто хочу, чтобы вы использовали недавнее фото.
Леон: Мне жаль, что эта фотография оказалась так важна для вас. Не думаю, что слушателям есть дело до того, как вы выглядите.
Я: Дело в том, что я просила вас использовать ту фотографию, которую я специально вам прислала.
Леон: Хорошо-хорошо, извините. Мне жаль, что вы так восприняли эту ситуацию. Я не знал, что это для вас так важно.
Леон извинялся неискренне. Он старался переложить вину на меня, полагая, что виной всему не его неспособность исполнить наше соглашение, а моя придирчивость и тщеславие. Если бы он был моим клиентом, я бы сосредоточила внимание на том, каким интересным способом он искажает реальность, чтобы снять с себя ответственность за простую ошибку. Но поскольку я не была его психотерапевтом, то сочетание неуважения, некомпетентности и оборонительной позиции привели меня в ярость. Я бы предпочла, чтобы Леон вовсе не извинялся, поскольку ему вовсе не было до меня дела, он ни о чем не сожалел, не исправил допущенные ошибки, да еще и обвинил меня в том, что я делаю из мухи слона. А может быть, он отлично знал, что допустил ошибку, но не хотел отвечать за нее. Как бы то ни было, такое фальшивое извинение с попыткой переложить вину на чужие плечи гораздо хуже, чем полное отсутствие извинений. Своими словами Леон лишний раз подчеркнул свое безразличие и еще сильнее меня обидел.
Возможно, вы не похожи на Леона, но подобный способ уклонения от ответственности весьма распространен. Мы начинаем извиняться за чувства обиженного человека, а не за собственные действия, которые нанесли ему обиду. «Мне жаль, что ты смутился, когда я поправил тебя на вечеринке» — это не извинение. Говорящий не принимает на себя ответственность. Он считает себя правым — и в моральном отношении тоже (ведь он извинился). Но в действительности он лишь переложил ответственность на обиженного. На самом деле он сказал: «Мне жаль, что ты слишком сильно отреагировал на мои абсолютно разумные и справедливые замечания». В такой ситуации следовало бы сказать: «Извини, что я поправил тебя на вечеринке. Я понимаю свой промах и не повторю его в будущем».
Следите за появлением «если»
Короткое словечко «если» также заставляет человека сомневаться в собственной реакции. Старайтесь не говорить: «Извини, если я проявил нечуткость» или «Извини, если мои слова показались тебе обидными». Почти каждое извинение, которое начинается со слов «мне жаль, если…» — это не извинение. Гораздо лучше будет сказать так: «Мое замечание было обидным. Извини. Я проявил нечуткость и хочу сказать, что больше такое не повторится».
Кроме того, слова «извини, если…» часто воспринимаются как снисходительные. Мой клиент Чарльз на совещании бестактно пошутил насчет «женского мозга». После совещания он сказал начальнице: «Мне жаль, если мое замечание показалось вам обидным». Начальница отреагировала довольно резко: «Поверьте, Чарльз, меня не так-то легко обидеть». Гнев, прозвучавший в ее голосе, удивил моего клиента. Он не понял, что только что назвал свою начальницу «чрезмерно чувствительной женщиной», а вовсе не извинился за неуместную и бестактную шутку.
Не считайте меня «речевым полицейским», но я призываю вас обращать внимание на мелочи, способные превратить ваше «извините» в «мне вовсе не за что извиняться».
С больной головы на здоровую
Ко мне обратились отец и сын-подросток. Этот мужчина отличался вспыльчивостью и часто резко критиковал сына за мелкие ошибки — например, если тот не мог закрыть сложный замок на двери гаража. Заметив обиду сына, отец извинялся примерно так: «Мне жаль, что мои слова так тебя расстроили». Это было его стандартное извинение.
«Я ненавижу, когда он так говорит, — признался мне мальчик. — Я начинаю злиться, сам не понимаю почему». Сын чувствовал какую-то неправильность, но не мог выявить обескураживающую природу извинения, которая полностью скрывала, за что извинялся отец и кто ответствен за проблему. Мальчик просто чувствовал дискомфорт от таких извинений отца.
Подобное поведение отца вовсе не связано с защитным механизмом или желанием снять с себя вину. Его слова отражают путаное мышление, характерное для тревожных семей. Чем выше общая тревожность, тем сильнее люди ощущают свою ответственность за поведение и чувства других людей («Извинись перед отцом: у него голова разболелась из-за тебя»), а не за собственные («Извинись перед отцом за то, что ты не выключил музыку, ведь ты знал, что у него болит голова»).
Обложка книги Издательство: Питер
«Посмотри, что он из-за тебя наделал!»
Вот еще одно обескураживающее извинение, которое я запомнила на всю жизнь, хотя история произошла несколько десятилетий назад.
Когда моему старшему сыну Мэтту было шесть лет, он играл со своим одноклассником Шоном. В какой-то момент Мэтт вырвал у Шона игрушку и категорически отказывался вернуть ее. Шон начал биться головой о деревянный пол — и не останавливался.
Мать Шона находилась рядом. Она мгновенно отреагировала на происходящее, причем довольно активно. Она не приказала сыну прекратить биться головой об пол и не велела Мэтту вернуть игрушку. Вместо этого она сделала суровый выговор моему мальчику. «Видишь, что ты наделал, Мэтт? — сказала она, указывая на Шона. — Посмотри, что ты наделал! Ты заставил Шона биться головой об пол. Извинись перед ним немедленно!»
Мэтт смутился, и я его прекрасно поняла. Его просили извиниться не за то, что он отобрал чужую игрушку. Он должен был извиняться за то, что Шон бьется головой о пол. Мэтту нужно было принять на себя ответственность не за собственное поведение, а за реакцию другого ребенка. Мэтт вернул игрушку и ушел, так и не извинившись. Потом я сказала Мэтту, что он должен был извиниться за то, что взял игрушку, но в том, что Шон бился головой о пол, он не виноват.
Если бы Мэтт принял на себя ответственность за поведение Шона, то поступил бы неправильно. Ему пришлось бы отвечать за то, чего он не делал и не мог делать. Не пошло бы это на пользу и Шону — он так и не научился бы отвечать за собственное поведение и справляться со своим гневом.
«Прости меня немедленно!»
Еще один способ испортить извинение — воспринимать свои слова как автоматический сертификат прощения и искупления. Здесь речь идет только о вас и вашей потребности в успокоении собственной совести. Извинение не следует воспринимать как взятку, в обмен на которую вы должны получить что-то от обиженного человека, а именно — его прощение.
Слова «ты прощаешь меня?» или «прости меня, пожалуйста!» давно стали значимым ритуалом в близких отношениях. Совершенно нормально извиняться, если вы находитесь в таких отношениях, где обиженный человек оценит ваше поведение. Но если вы совершили какой-то проступок и рассчитываете на немедленное прощение или даже требуете его, ваше извинение может окончиться провалом. Приведу пример.
Дон разрешил четырнадцатилетней дочери покататься на мотоцикле с приятелем. Его жена Сильвия вообще не хотела, чтобы их дочь ездила на мотоцикле, и Дон давно обещал уважать ее желание. Нарушив обещание, он попросил дочь держать это в секрете от матери, «потому что мы оба знаем, что она взбесится».
Когда дочь через несколько дней проболталась, Сильвия пришла в ярость. Дон раскаялся в совершенной ошибке — он разрешил дочери кататься на мотоцикле, да еще велел держать это в тайне. Он извинился перед Сильвией и поклялся, что это никогда не повторится. А потом попытался заставить Сильвию простить его.
«Я тебя не прощаю!» — заявила Сильвия. Дон продолжал давить на нее. А ведь он мог поступить по-другому. Достаточно было сказать: «Я знаю, что совершил серьезный проступок, и ты можешь долго на меня злиться. Если я способен как-то исправить ситуацию, пожалуйста, скажи мне об этом».
Настойчивость Дона разозлила Сильвию, и у нее не осталось эмоционального пространства, чтобы искренне простить мужа — простить по-настоящему, а не потому, что он загнал ее в угол. Ситуация еще более усугубилась, когда Дон стал злиться, что жена его не прощает. Сильвия почувствовала, что Дон перекладывает вину на ее плечи, а себя считает жертвой. И она неохотно простила его.
Помните, что извинение, за которым сразу же следует просьба о прощении, чрезмерно сокращает необходимый эмоциональный процесс. Обиженный человек, захваченный врасплох и испытывающий чувство благодарности или облегчения от услышанного извинения, может «простить» в спешке, не разобравшись с собственным гневом и болью.
Когда мы извиняемся искренне, то совершенно естественно ожидаем, что наше извинение приведет к прощению и примирению. Но требование прощения портит извинение. Обиженный человек ощущает давление — и даже обижается еще сильнее. Для принятия извинений требуется время и пространство.
Навязчивое извинение
Ничего хорошего нет в извинении перед человеком, который просто не хочет с вами разговаривать.
Лайза переспала с мужем своей подруги Селины. Селина ясно дала понять Лайзе, что не желает с ней больше общаться. Она вычеркнула подругу из своей жизни, и они с мужем принялись спасать брак после открывшейся измены.
Через несколько лет, когда Лайза боролась с алкоголизмом с помощью организации «Анонимные алкоголики», спонсор предложил ей проанализировать свои поступки, чтобы понять, не обидела ли она кого-нибудь в прошлом. Он посоветовал ей позвонить людям и извиниться напрямую. У общего знакомого Лайза узнала мобильный телефон Селины и оставила ей голосовое сообщение. Она сказала, что интрижка с мужем Селины была худшей ошибкой ее жизни, и предложила Селине встретиться за чашечкой кофе, чтобы она могла извиниться и изложить свою версию событий.
Услышав голос Лайзы, Селина вновь пережила давнюю боль. Звонок Лайзы всколыхнул былые чувства, которые она с таким трудом заглушила. Лайза позвонила повторно, на этот раз добавив: «Думаю, если ты узнаешь мою версию, то сможешь меня простить».
Селина разумно решила не отвечать, и тогда Лайза написала ей письмо. Нераспечатанное письмо отправилось в мусорное ведро. Желание Лайзы вновь вторгнуться в жизнь Селины казалось той новым оскорблением.
Лайзе действительно нужно было простить себя, но этот процесс не должен был включать в себя общение с Селиной. Цель извинений — успокоить обиженного человека, а не преследовать его из эгоистического желания объясниться, добиться прощения и избавиться от чувства вины.
Разорвать цикл
Иногда лидеры признают, что обидели кого-то, о чем они сожалеют. Проблема в том, что они не знают, насколько их действия были оскорбительными и как предотвратить их повторение.
Обратная связь может стать вашим лучшим инструментом. Обратитесь к человеку, которому вы доверяете. Пусть он выслушает ситуацию и поможет вам лучше понять ее с точки зрения обиженных. Возможно, ваша ошибка имела непредвиденные последствия, не сразу очевидные. Кто-то другой может помочь вам увидеть это с другой позиции.
Все мы делаем ошибки, даже руководители. Признание ошибок демонстрирует ответственность и зрелость лидера. Извинения позволяют строить более крепкие, заслуживающие доверия отношения с теми, кого мы возглавляем. Они помогают нам расти на работе как профессионалам и как лидерам.
Извинения дают нам возможность продемонстрировать нашу человеческую, более привлекательную сторону тем, на кого мы хотим повлиять. Самоконтроль служит отличным примером для команды и создает безопасное пространство для того, чтобы подчиненные могли делать то же самое.
